商业地产信息管理平台

天远商业地产管理系统
 

 ◆天远商业地产管理平台的层次结构

天远商业地产管理平台是一个全方位的商业地产信息化管理平台，为产业链上的各个环节提供信息管理支持。
作业层：包括公司内部的每个职能部门，面向物业、商户，办理各项具体业务。比如物业部，受理商户的装修申请，输入装修申请表，作出批复，装修完毕后验收，归档；租务部为商户办理租赁手续，签订合同，物业状态由空置变成已租；财务部收取租金、管理费，收款记录由应缴款变为已缴款，等等。
作业层特点：
1、办理业务后，数据库中的相应内容会被更新；
2、每个用户的权限必须严格控制，只能使用职责内的操作功能；
3、每一笔业务的处理系统都会登记操作员，以明确责任；
4、作业层采用“客户机/服务器”体系架构，保证数据的可靠性、安全性。
　领导层：包括公司的各级领导，如部门经理、总经理、执行董事等等，领导层的用户一般不处理某笔具体的业务，但是需要经常查看公司的经营状况，如某笔业务何时发生，办理进度如何，由于哪个员工跟进；物业的总体出租率，空置率多少，空置商铺的分布如何，空值率的变化趋势；本月应收款多少，实收多少，欠费率多少，收入的变化趋势等等信息，这些信息随业务的进展由系统动态更新，随时都可以查看到最新最真实的数据。统计经营成果：将业务数据提炼出经营报告，以直观形象的报表、图表展示。
系统更提供了决策支持：总结某一时间段的经营成果指标，结合相应的经营措施，展现发展趋势，提供经营指导参考性意见。
领导层特点：
1、领导层用户一般不处理具体业务，不会更新数据库；
2、各级领导能查看哪些内容可以分别授权；
3、如果是集团公司属下有多个商业地产项目，集团领导可以在总公司随时查看各个项目的运作情况；
4、领导层采用“浏览器/服务器”体系架构，充分利用互联网的通讯资源，完全突破地域限制。
 商户层：包括所有商户，商户可以自己通过公司网络或互联网查询公司开放的资料，比如商户自己所发生的业务情况，费用缴纳情况，公司的招商信息，促销信息等。如果商户是会员并申请了在公司网上发布商品广告信息的增值服务，还可以将自己的商品信息上传到网上发布。
商户层特点：
1、商户层用户只能查看自己与公司之间发生的业务内容，和公司共开的内容，不能查看其他商户和公司未公开的内部资料；
2、除非是会员商户上传商品广告信息，不会更新数据库；
3、商户层采用“浏览器/服务器”体系架构，充分利用互联网的通讯资源，完全突破地域限制。  
公众层：包括所有社会公众，主要是消费者和潜在的商户，通过网络查看公司发布的资料，如招商信息、商户信息、商品信息等等，如果是会员，还可以通过留言板或论坛上传文章，发表意见。
公众层特点：
1、商户层用户只能查看公司共开的内容，不能查看未公开的内部资料；
2、除非是会员用户上传文章，不会更新数据库；
3、商户层采用“浏览器/服务器”体系架构，充分利用互联网的通讯资源，完全突破地域限制。

◆天远商业地产管理平台的业务流程

　　天远商业地产管理平台的重心是对各项管理业务的处理，由各个职能部门按规定的流程为客户办理各项业务，主要集中在系统的作业层。

Ø　　   天远商业地产管理平台业务子系统之：物业管理

物业档案
物业是现实中公司经营的基础，物业资料是本系统处理业务的基础。物业及其相关资料构成系统的物业档案：包括物业单位、水电表、附属设施、公共设施、公共设备、
物业资料档案是记载物业本身的情况，比如商铺的面积、用途、商铺内安装了多少个电表、水表，无论有没有出租，承租人是谁，商铺本身的情况是固定的。所以我们要为建立相对独立的物业档案。独立是指物业本身的情况不会随租赁情况变化，相对是指物业是其他业务的基础，与其他业务有较强关联性。

编辑物业
　　物业单位的详细资料主要包括面积、用途、楼层、业主、租金单价、租金价格、管理费单价、管理费价格等。输入之后允许编辑调整。

物业装修
　　装修是比较常见的业务。经过装修申请，物业部审批，领导审批，缴纳保证金，装修鉴定，退场，退保证金的流程。

维修管理
　　经过维修申请，责任认定，物业部审批，领导审批，缴纳费用的流程。

Ø　　   天远商业地产管理平台业务子系统之：招商推广管理

广告投放
广告内容，预期效果，投放媒体，投放力度，投放费用，反馈内容，效果跟踪。
促销活动
活动内容，预期效果，活动费用，效果跟踪。
主题会展活动
会展内容，预期效果，会展费用，参展客商，会展收益，效果跟踪。

Ø　　   天远商业地产管理平台业务子系统之：客户服务管理

　　 客户服务至关重要，直接反映了公司的管理水平和企业形象。
客户资料
　　客户名称、电话、地址、电邮、证件、类别、经营范围、商品资料等；
经营考察
经营规模、营业考勤，重点事件，违章记录，资信优劣；
服务申请
　　申请广告，申请维修，申请运输，申请清洁，申请报安，申请建账，申请代缴费；
发放通知
缴费通知，续约通知，退租通知，停电通知等；
投诉管理
投诉对象，投诉内容，投诉受理，处理情况，意见反馈。

Ø　　   天远商业地产管理平台业务子系统之：租务管理

　　租赁合同是公司与客户缔结的商业契约，是交易成功的证明，是经营成果的直接体现。它将物业、客户两大资源结合成一个有机的整体。合同签订后，成为公司对客户发放管理通知、执行管理措施、收取费用等一系列业务处理的依据，是整个业务的中心纽带。合同退租之后，标志公司与客户的契约中止，该合同成为历史合同，其原有资料可查看，但不再对其进行业务处理。

　　从管理上看，合同管理应该具有以下特点：

   内容详实：合同中的客户、物业、租期、租金、管理费、保证金等资料必须准确细致；
   处理方便：系统不仅记录合同的各个要素，还要产生并记录原始的合同文本，且可以直接打印；不仅记录合同租金管理费价格，还要记录具体每期的租金管理费及其递增；业务处理可以通过客户、物业等多种方式快速找到想要的合同。
   严密安全：对合同及相关资料进行必要的约束，保持系统数据的安全性。合同签订后，执行期间发生的所有业务，必须有详细记录可查，保证其物业被该客户独占而不发生混淆，退租前必须缴清所有费用，退租后物业才可再租。

合同内容

合同签订
输入合同内容中要求的各个项目，系统生成合同文本，每期费用价格表，确认无误之后保存，即成为一份完整的合同档案。已签的合同可以通过查询显示合同内容。

合同延期
   合同延期功能是不将合同退租，直接在合同记录和合同文本中修改合同结束日期，其他内容保持不变。如果实际操作中某些内容，如租金价格、保证金金额需要变化的话，就不适合用延期功能，应该退租后新签合同。
合同延期修改了租赁结束日期，用户应该将修改后的合同文本打印出来，与客户重新签署，完成确认的手续。

合同过户
　　1、原合同是否存在欠费，如有欠费禁止过户；2、将原合同退租，并退回保证金；3、产生一份新合同，以过户日期作为开始日期，承租方为新客户，产生新的合同文本；4、产生新的合同费用价格表，从新的租赁日期起计，内容与原合同费用价格表相同；5、以新合同占用原来的物业；6、缴纳保证金；7、产生一笔合同过户手续费。过户完成后，原合同中止，新合同开始执行，产生的过户费由新合同缴纳。

合同调价
由于市场的发展变化，公司的经营措施经常作一些调整，往往体现在租价的调整。
系统设置了完善的合同调价功能，足以处理任何复杂的调价业务。
筛选出待调价的合同，选择调价项目和调价方式，输入要调价的起止月份，对照每笔费用调价前后的金额，确认后即可调价。

合同退租
合同退租即公司和客户之间的契约终止，租户撤场，公司收回物业。合同退租有两个直接效果，一是该合同不再是公司当前的有效合同，变成历史合同，不再执行任何业务，但其曾经发生的业务内容可查；二是合同占用的物业会释放出来，可以再次租赁签订新的租赁合同。

违约处理
合同只有合同事先作了违约认定，才能作违约合同费用处理。

　　违约合同费用处理可以做以下三种业务：

　　1、  将欠费用保证金冲缴，欠费被冲缴后，即变成为已缴费，不再是欠费；
2、  将欠费冲红抵消，欠费被冲红后，即变成为已缴费，不再是欠费；
将保证金余额以违约金名义收取，违约金的收取并不是客户再缴纳现金，而是系统自否则禁止。违约认定之后系统会产生一个违约记录，可以查询违约情况或统计报表。

Ø　　   天远商业地产管理平台业务子系统之：财务管理

　　公司每月定时向客户收费，具有费用类别多、笔数多、金额大、收费时间集中的特点。财务部门工作量大强度高，责任重大，要在收费前统计每个合同当月应缴的各项明细费用，整理成缴费通知单送达客户，客户按单缴费，再统计收费报表，整理欠费名单和欠费明细追缴欠费。整个过程要求计算准确，收费快捷。
系统对收费业务设计了规范严密的流程，让人清清楚楚，一目了然，而操作又十分方便。

产生应缴费
每条缴费记录包含合同编号、客户名称、所属物业、所属月份、金额、是否缴纳等属性。只有产生了缴费记录才能执行收费业务。
产生记录的方式为：系统内部产生、定期生成应收基本费、录入水电费、临时费。

缴费通知
每月应缴费处理完成之后，将为每个合同生成一份缴费通知单，注明合同编号、物业地址、租户名称，列出全部应缴费记录（包括以往月份的欠费记录），由公司派发到每个租户手中，使其作好缴费准备。

缴费中心
所有租户的应缴费都在缴费中心处缴纳，通过物业树状图可以找到已租的物业，系统即列出该客户的全部应缴费，使用十分简便。